Time Management – što je to?

Kao student, vjerojatno si se više puta našao u situaciji da imaš previše obaveza, a premalo vremena. Tada ti se vjerojatno čini da je nemoguće sve što bi trebao odraditi za jedan dan uspiješ odraditi unutar dvadeset i četiri sata. A još k tome trebaš i odspavati nekih osam sata. Predavanja, vježbe, učenje za ispite, društveni život i još na sve to možda i posao sa strane. Kako stići sve to, a da ne izgoriš?

Ključ je u dobroj organizaciji vremena i postavljanju prioriteta. Ako već do sada nisi naučio upravljati svojim vremenom, sada je idealno vrijeme za to jer nakon što završiš studij imat ćeš još više obveza, a još manje vremena. Zato kreni sada s usavršavanjem vještina upravljanja vremenom i njegovom organizacijom.  

Upravljanje vremenom ili Time Management 

Time Management ili upravljanje vremenom je skup tehnika i znanja kako bi se raspoloživo vrijeme kvalitetno organiziralo i dobro iskoristilo. Adekvatno upravljanje vremenom je balans između privatnog i poslovnog te balans između rada i odmora.

Postavljanje prioriteta i ciljeva  

Prvi korak ka boljoj organizaciji vremena je postavljanje ciljeva. Postavi sebi jasne i konkretne ciljeve za svaki tjedan ili mjesec. Pritom pazi da su ti ciljevi realni i da ih možeš ostvariti unutar zadanog vremena.

Kada govorimo o postavljanju prioriteta, govorimo zapravo o zadacima tijekom dana koje trebaš odraditi odmah, kasnije ili koje možeš delegirati drugom odnosno prebaciti na drugi dan. Postavljanje prioriteta je proces u kojem odlučuješ koje zadatke i obaveze trebaju dobiti tvoju pažnju, ovisno o njihovoj važnosti i hitnosti. Kada postaviš prioritete, znaš što prvo trebaš riješiti, što može pričekati i čemu se ne moraš uopće posvetiti, što ti pomaže da efikasnije koristiš svoje vrijeme i energiju. Najvažnija odluka svakog dana je izbor između onoga što ćeš učiniti odmah, a što kasnije.

Za postavljenja prioriteta se možeš poslužiti Eisenhowerovom matricom, koja dijeli zadatke u četiri kategorije: hitno i bitno, hitno, ali nije bitno, nije hitno, ali je bitno i nije hitno i nije bitno.

Multitasking – je li poželjan? 

Multitasking je dobra metoda kako napraviti više zadataka u isto vrijeme te je stoga poželjan. Slažeš se? Možda misliš da je multitasking dobar način da postigneš više, ali zapravo može usporiti tvoj napredak. Multitaskingom zaista možemo odraditi više zadataka u isto vrijeme, ali njihova je kvaliteta vrlo upitna. Fokusiraj se na jedan zadatak u jednom trenutku. Ako učiš Mehaniku 1, posveti se tome. Ne pokušavaj učiti Mehaniku 1 dok istodobno pratiš predavanje iz drugog predmeta ili pisati program kada se istovremeno dopisuješ s prijateljima i slažeš ručak. Kvaliteta je važnija od količine.

Dakle, multitasking je zapravo gubitak vremena i nekvalitetno ispunjavanje zadataka.

Tehnike upravljanje vremenom

Koristiš li planer, kalendar ili aplikaciju za organizaciju vremena? Ako ne, počni! Imaš li listu zadataka ili takozvanu „to do“ listu? Ako ne, postavi je!

Kako bi se lakše organizirao, donosimo nekoliko tehnika upravljanja vremenom:

1. Metoda 80/20 – ova metoda kaže da 20 % aktivnosti čini 80 % rezultata. U kontekstu upravljanja vremenom to znači da na listi od deset zadataka, dva dobro izvršena prioritetna zadatka će vrijediti više od ostalih. Da bi ova tehnika funkcionirala, ta dva zadatka trebaju biti zadaci veće vrijednosti.
2. Metoda ABCDE – to je zapravo metoda postavljanja prioriteta. Zadatke razvrstaj prema prioritetima: A (najvažnije), B (manje važno), C (najmanje važno). Počni s "A" zadacima i ne kreći dalje dok ih ne završiš.
3. Pomodoro metoda – 20 minuta radiš (učiš), nakon čega uzmeš pauzu od 5 minuta. Nakon tri ovakva ciklusa, uzmi dužu pauzu od recimo 15 do 20 minuta.
4. Postavljanje rokova – listi zadataka pridruži tri roka: optimistična rok, realni rok te pesimistična rok. Cilj ti je držati se realističnog roka, težiti prema optimističnom te ne prijeći pesimističan.

Nauči reći ne 

Kao student, često se suočavaš s različitim obavezama i očekivanjima od drugih. Međutim, važno je prepoznati kada ti je previše. Ne moraš prihvatiti svaki dodatni zadatak ili poziv na izlazak ako osjećaš da ti to stvara stres. Postavljanje granica i reći „ne“ kada je potrebno ključan je dio dobre organizacije vremena. Kada naučiš reći ne, postavio si prioritete i ne radiš zadatke koji nisu hitni i bitni.

Ne zaboravi na odmor 

Bez obzira na to koliko imaš obaveza, odmor je jednako važan kao i rad. Prekomjerno učenje može dovesti do iscrpljenosti i smanjenja produktivnosti. Planiraj slobodno vrijeme, bavi se nečim što voliš i daj sebi vremena da napuniš baterije. Kratka šetnja, druženje s prijateljima ili gledanje serije mogu biti odličan način za „resetiranje“ mozga.

Zaključak 

Dobra organizacija vremena vještina je koju možeš naučiti i usavršiti i koja će ti itekako služiti tijekom studija, ali i kasnije kada se zaposliš. Eksperimentiraj s ovim savjetima, pronađi što najbolje funkcionira za tebe i polako uvodi promjene. S vremenom ćeš vidjeti kako možeš postići više, a osjećati se manje preopterećeno.

Centar karijera provodi radionicu Upravljanje vremenom i prioritetima o vještinama organizacije vremena i postavljanja prioriteta. Na radionici se bavimo temama kako možemo organizirati svoje vrijeme i koji su to kradljivci vremena, planiranje radnog dana i tjedna, upravljanje prioritetima te raznim tehnikama upravljanja vremenom i prioritetima.